Czwarta część kursu Microsoft Access – jak zacząć? W tej części pokażę kwerendy niebezpieczne, oraz kwerendę parametryczną. Zapraszam!

Jak zwykle – otwieramy plik z końca poprzedniej części.

Jako pierwszą przedstawię Kwerendę Parametryczną. Jest to taki rodzaj kwerendy, która pozwala użytkownikowi wpisać kryterium wyboru, według którego później wyświetlane będą wyniki.

Tworzymy nową kwerendę w Widoku Projektu. Wybieramy naszą główną tabelę – Dane, następnie dodajemy interesujące nas pola : Imię, Nazwisko, Data_ur i Miejscowość. Aby Access pokazywał okienko z polem, do którego użytkownik ma wpisać kryterium, w wierszu Kryteria, pola Miejscowość umieszczamy nawiasy kwadratowe []. Uruchamiamy kwerendę i obserwujemy co się dzieje. Pojawia się okienko, ale nie wiemy co z nim zrobić:

Aby w okienku wyświetlić tekst, wystarczy między nawiasami dopisać dowolny tekst, np. „Podaj nazwę miasta:”, będzie to wyglądało tak: [Podaj nazwe miasta:] . Uruchamiamy kwerendę:

Po wpisaniu nazwy miasta i kliknięciu OK, kwerenda wyświetli rekordy spełniające podane podane przez użytkownika kryterium. Jest to bardzo dobry sposób na wyszukiwanie informacji w bazie danych.

Pierwszą kwerendą niebezpieczną, którą przedstawię będzie Kwerenda Usuwająca. Usuwa ona (! trwale !) rekordy o podanych kryteriach z tabeli. Pamiętaj, aby zawsze przed użyciem jednej z kwerend niebezpiecznych wykonać kopię całej bazy danych, a przynajmniej samej tabeli, na której będziesz wykonywał/a operację.
W oknie zarządzania bazą, w zakładce tabele klikamy prawym przyciskiem myszy na tabelę Dane i wybieramy opcję Kopiuj, a następnie Wklej. W oknie, które się pojawi zaznaczamy aby Access skopiował zarówno strukturę tabeli, jak i dane w niej zawarte, wpisujemy dowolną nazwę i klikamy OK.
Tworzymy nową kwerendę (operującą na skopiowanej tabeli) i z menu wybieramy Kwerenda>Kwerenda Usuwająca:

Usuniemy teraz rekordy tak, aby w tabeli pozostali tylko pracownicy, którzy otrzymują Zapomogę. Program musi wiedzieć skąd usuwać rekordy, więc najpierw klikamy na * w Widoku Projektu, a następnie dodajemy pole Zapomoga, a w kryterium wpisujemy =0 (ponieważ ma usunąć tych, którzy nie dostają). Będzie to wyglądało tak:

Zapisujemy i uruchamiamy kwerendę. Access ostrzega nas przed jej włączeniem, a następnie informuje ile elementów zostanie usuniętych bezpowrotnie. Klikamy OK. W naszej drugiej tabeli zostały tylko te wpisy, które wartość pola Zapomoga miały różną od 0.

Czas na kolejną z kwerend niebezpiecznych, będzie to Kwerenda Dołączająca, czyli taka, która na końcu wybranej tabeli dodaje rekordy pochodzące z innej.
Musimy mieć jakąś tabelę, o takiej samej strukturze, aby dołączyć ją do istniejącej już tabeli Dane. Aby szybko sobie z tym poradzić kopiujemy tabelę Dane, ale w opcjach zaznaczamy, aby Access skopiował tylko strukturę, co daje następujący wynik:

Jedyne co musimy zmienić, to typ pola ID na Liczba, ponieważ autonumerowanie powoduje przypisywanie liczb od 1, a tabela Dane zawiera 140 rekordów, więc w skopiowanej tabeli Dane2 rekordy powinny zaczynać się od 141 – robimy to dlatego, żeby Kwerenda Dołączająca działała i nie wyrzucała żadnych błędów niezgodności danych.
Wypełniamy przynajmniej jeden pełny rekord w tabeli Dane2. teraz tworzymy nową kwerendę w Widoku Projektu, na bazie Dane2. Zmieniamy typ kwerendy na Dołączającą (menu Kwerenda>Kwerenda Dołączająca), w nowym oknie wybieramy do której tabeli chcemy dołączyć rekordy (Dane), następnie klikamy OK.

Następnie w Widoku Projektu klikamy na *, aby zostały dołączone wszystkie pola. Zapisujemy, uruchamiamy, zatwierdzamy. Teraz, po otwarciu tabeli Dane widzimy, że na jej końcu został dodany rekord. Tak działa Kwerenda Dołączająca.

Teraz – Kwerenda Aktualizująca. Pozwala ona szybko zaktualizować wszystkie dane, według danego kryterium – np. podnieść Zapomogę o 8%, czy też dla wybranych pracowników zaktualizować stan pola Żonaty. Zajmiemy się pierwszym problemem. Standardowo – nowa kwerenda w Widoku Projektu, na bazie Dane. Zmieniamy typ (menu Kwerenda>Kwerenda aktualizująca). Dodajemy pole Zapomoga. W wierszu Aktualizacja do: wpisujemy [Zapomoga]*1.08 , co jest równoważne z podniesieniem Zapomogi o 8%. Jako kryterium wpisujemy <>0, ponieważ mają się zaktualizować tylko pola, w których jest jakakolwiek Zapomoga. Skutek działania tej kwerendy:

Na koniec – Kwerenda Tworząca Tabelę. Nie ma w niej jakiejś większej filozofii. Do czego można ją wykorzystać? Np. do tego, aby utworzyć tabelę tylko z konkretnymi rekordami, a następnie eksportować ją do innego formatu – np. SQL.
Tworzymy kwerendę na bazie tabeli Dane. Zmieniamy typ na Tworzącą Tabelę. W okienku wpisujemy nazwę nowej tabeli:

Dodajemy wszystkie pola. Możemy ustawić dowolne kryteria. Wybierzmy np. wszystkich pracowników, którzy są Żonaci (wartość 0). Zapisujemy tabelę, uruchamiamy. Teraz w zakładce Tabele w oknie zarządzania bazą widzimy nowo utworzoną tabelę:

Koniec :) Baza danych po części 4:

http://zablo.pl/download/bazaCzesc4.zip