To już trzecia część, z prawdopodobnie pięciu, małego kursu Microsoft Access – jak zacząć? Tym razem na warsztat idą filtry i podstawowe kwerendy, czyli zapytania.

Do czego wykorzystuje się filtry? Do tego, aby komfortowo przeglądać tabele – np. tylko imiona i nazwiska bez innych niepotrzebnych informacji.

Otwieramy Microsoft Access 2003 i wybieramy plik z końca poprzedniego ćwiczenia (można go pobrać, jeżeli było się leniwym):

http://zablo.pl/download/bazaCzesc2.mdb

Przechodzimy do tabeli Dane. Najprostszym z możliwych filtrów jest Automatyczne Filtrowanie Według Wyboru.  Można go wykorzystać, aby np. pokazać wszystkich pracowników z danego miasta. Klikamy więc na jedną z komórek w kolumnie Miejscowość, np. Poznań, a następnie z menu programu wybieramy Rekordy>Filtry>Filtrowanie Według Wyboru:

Od razu widzimy wynik filtrowania:

Wyświetlani są teraz tylko pracownicy mieszkający w Łodzi. Aby cofnąć działanie filtru, wystarczy kliknąć Usuń Filtr na pasku narzędzi:   lub wybrać opcję z menu Rekordy>Usuń filtrowanie/sortowanie.

Innym przydatnym rozwiązaniem jest Filtrowanie Zaawansowane. Pozwala ono na wyświetlenie danych z tabeli, które spełniają określone przez nas kryteria. Aby je zastosować, przechodzimy do menu Rekordy>Filtry>Filtrowanie zaawansowane. Pokazuje się okienko:

Na pierwszy rzut oka, może to wyglądać delikatnie skomplikowanie – ale wszystko jest banalnie proste. Z listy wybieramy, które pola mają się wyświetlać, a w tabelce niżej wyznaczamy kryteria. Wybierzmy przykładowo mieszkańców Warszawy, którzy zarabiają ponad 2500. Dodajemy więc dwa pola : Zarobki oraz Miejscowość. Sortowanie zostawiamy bez zmian (dla jednego wyniku z danego pola nie jest potrzebne). Kryteria określamy za pomocą operatorów matematycznych takich jak : <, >, <=, >=, <>, = etc. Gdy chcemy, aby kryterium było porównane z tekstem, musimy takowy umieścić w cudzysłowie „tekst” (tak jak w przypadku Excela). Tak, więc – kryterium do pola Zarobki powinno mieć postać >2500 , a Miejscowość : =”Warszawa” :

Na powyższym zrzucie przedstawiony jest wynik filtrowania wraz z kryteriami.

Ciekawszym rozwiązaniem są kwerendy. Najprostsze wytłumaczenie, to takie że są to jakby zapisane ustawienia filtrowania, które możemy w każdej chwili wywołać nie marnując czasu na ponowne ustawianie kryteriów.

W oknie zarządzania bazą wybieramy zakładkę Kwerendy i klikamy Utwórz Kwerendę w Widoku Projektu. W okienku, które się pojawi zaznaczamy tabelę, którą chcemy filtrować, w naszym przypadku są to Dane, i klikamy Dodaj, po czym zamykamy okienko. Widok projektu kwerendy prawie niczym nie różni się od widoku projektowania filtrowania zaawansowanego. Tym razem projekt będzie ambitniejszy – zadanie to:

Pokaż wszystkich żonatych pracowników z Warszawy i Poznania, których imiona zaczynają się na C lub D.

Teraz chwila dla Ciebie…

Mam nadzieję, że poszło gładko. Warto zauważyć, że w kwerendach musimy wybrać wszystkie pola, które chcemy wyświetlić (nie wyświetlają się wszystkie jak w filtrach), a także dla każdego kryterium ustalać warunki (potrzebne było w powyższym ćwiczeniu). Poniżej zrzut jak powinno to wszystko wyglądać:

W powyższym przykładzie widać zastosowanie operatora logicznego OR (z angielskiego „lub”), wskazujący Accessowi, że kryterium jest alternatywą – jeden warunek musi być prawdziwy, aby wartość całości była prawdą. Innym często używanym operatorem logicznym jest AND (wskazujący na koniunkcję) – można go wykorzystać np. wybierając pracowników, którzy zarabiają więcej niż 500 ale jednocześnie mniej niż 2000. Kryterium wyglądało by następująco :

Jeżeli masz problem z tworzeniem rozbudowanych kryteriów, zawsze możesz skorzystać z Konstruktora Wyrażeń:  Jego okno wygląda identycznie jak tego, w którym tworzyliśmy Reguły Sprawdzania Poprawności.

Dziękuję za uwagę :) W czwartej części przedstawię tzw. Kwerendy Niebezpieczne – usuwającą, dodającą i aktualizującą i inne.

Baza danych po części trzeciej:

http://zablo.pl/download/bazaCzesc3.mdb